プロジェクトの遅延や予算オーバー、どう防ぎますか？
プロジェクトが遅延したり、予算がオーバーしたりする経験をしたことがある人は少なくないでしょう。その原因の一つは、時間とリソースの管理不足にあります。特に、工数と呼ばれる作業時間の見積もりと管理は、プロジェクトの成功を左右する重要な要素です。また適切な人材をマッチングさせることも必要です。
Monday.comではこうしたリソース管理を簡単に行うことが可能です。
今回は「Monday.com」で行う、各リソースの管理方法をご説明いたします。
時間のリソース（工数）を管理する
工数管理は、プロジェクトの計画性や効率性、成功率を向上させるために欠かせない要素です。
工数管理を行うことで、タスクの優先順位が付けられますし、進捗状況を可視化できます。
具体的には以下のような管理におすすめです。
- 開発タスクの工数見積もり: 各機能の開発に要する時間を見積もり、プロジェクト全体のスケジュールを立てる。
- 開発チームの負荷分散: 各開発者のスキルや空き時間を考慮し、タスクを割り当て、負荷を分散する。
- 進捗状況の可視化: 各タスクの進捗状況をグラフ化し、プロジェクト全体の遅延を早期に発見する。
- イベント準備の工数見積もり: 会場選定、招待状作成、当日の運営など、イベント準備全般に要する時間を見積もり、スケジュールを立てる。
- チームメンバーの役割分担: 各タスクの担当者を明確にし、進捗状況を共有する。
- タスク間の関係性の可視化: タスク間の依存関係を明確にし、先行するタスクの遅延が後続のタスクに与える影響を把握する。
Monday.comでの工数管理方法
①工数の割振を行う
1.新しいカラムを追加し、たとえば「数値」→「工数」に変更します。
2.右の「…」をクリックし「設定」→「数値カラムをカスタマイズします」をクリックすると単位が変更できます。単位を「分」や「時間」とすれば、そのタスクの推定工数の可視化が可能になります。
②進捗状況の追跡
カラムで「進捗状況の追跡」を追加すれば、状況カラムと連携させて進捗状況をバッテリー形式で表示できます。
③時間追跡カラム
カラムで「時間追跡カラム」を追加すれば、ストップウォッチのように、各アイテムやグループ、タスクで作業にかかった実際の時間が算出できます。
あらかじめ推定工数を設定しておくと、推定工数に対して実工数はどのくらい掛かっているかが分かるため、工数把握や適正なリソース管理ができます。
また、カラムの 関数を使えば、工数の合計や平均工数時間なども管理が可能となります。
評価カラムで人材リソースの最適化
Monday.comの評価カラムは、プロジェクト管理をより効率的に進めるための強力なツールです。タスクの進捗状況、品質、難易度などを数値化し、可視化することで、プロジェクトの成功確率を向上させることができます。
また、タスクの難易度や優先度、メンバーのスキルセットなどを数値化することで、人材リソースの最適化にも大きく貢献します。
評価基準の明確化
各メンバーが得意とするスキルを明確化し、それに合ったタスクに割り当てます。また、 タスクの複雑さや必要な知識量を数値化し、難易度別に色分けするなど、視覚的に表現します。タスクの優先度はプロジェクト全体の目標達成に貢献する度合いを数値化することで明確化でき、締め切りまでの日数を考慮した割り当てが可能です。
カラムの活用
各メンバーのスキルセットを一覧化し、タスクとのマッチングを可視化するのと同時に、各メンバーの担当タスク数を可視化することで、負荷の偏りを防ぎます。さらに、各タスクの進捗状況を数値化すれば、遅延しているタスクを早期に発見することができます。
自動化の活用
評価に基づいて、タスクの割り当てを自動化します。また、遅延しているタスクや負荷が高いメンバーに対して、自動で通知を送信し、迅速な対応を促します。
定期的なレビューと調整
定期的に評価基準を見直し、プロジェクトの状況に合わせて調整できます。また、進捗状況に応じて、リソースを再配分することも可能です。さらに、メンバーからのフィードバックを参考に、評価基準やタスクの割り当てを改善できます。
予算を視覚的に管理可能
Monday.comは、タスク管理だけでなく、プロジェクトの予算を効果的に管理するためにも活用できます。数字のカラムを活用し、予算や支出、残額を可視化することで、プロジェクトの財務状況をリアルタイムで把握することができます。
予算管理は、限られたリソースを最大限に活用し、プロジェクトの成功確率を高めるために重要です。
Monday.comでは、単なる数字の羅列ではなく、視覚的な表現や自動化機能により、予算データを深く分析できます。また、チームメンバーとの円滑な連携も促進され、プロジェクト全体の最適化に欠かせません。
予算管理のポイント
- 詳細な内訳：予算項目を細かく設定し、支出の内訳を把握することで、より精度の高い予算管理が可能になります。
- 定期レビュー：定期的に予算状況を確認し、必要に応じて予算調整ができます。
- チームとの共有：予算状況をチーム全体で共有することで、透明性を高めます。
- 柔軟な対応：予期せぬ支出が発生しても柔軟に対応できるよう、予備費を設けるなどの対策検討に役立ちます。
予算管理の具体的な方法
- 予算カラムの作成：数字のカラムを作成し「予算」と名付け、割り当て予算を入力します。
- 支出カラムの作成：数字のカラムを作成し「支出」と名付け、支出額を入力します。
- 残額カラムの作成：数式カラムを作成し「=予算-支出」といった式を入力。自動的に残額を計算します。
- 視覚化：グラフやチャート機能を活用し、予算の推移や残額を視覚的に表示。
（例：予算の内訳を円グラフで表示。支出の推移を折れ線グラフで表示。） - 自動化：予算超過の検知や予算が残り少なくなったタスクへアラート送信が可能になります。
まとめ
Monday.comでは、工数や人材リソース、予算の管理というプロジェクト遂行において欠かせない要素を、視覚的に分かりやすく管理できます。
工数管理では、タスクごとの作業時間を可視化し、チーム全体の負荷を分散できます。また、進捗状況をリアルタイムで把握することで、プロジェクトの遅延を未然に防ぎ、効率的な作業を促進します。
人材リソースは、メンバーのスキルセットとタスクの難易度をマッチングさせ、最適な人材を適切なタスクにアサインできます。これにより、プロジェクト全体の生産性向上につながります。
また、予算管理では、プロジェクトにかかる費用を細かく管理し予算超過を防ぎます。視覚的なグラフやチャートにより、予算の執行状況を簡単に把握することが可能です。
これらの機能を組み合わせることで、プロジェクトの計画から実行、そして評価までの全プロセスのサポートが網羅できます。
プロジェクトの成功を目指すのであれば、Monday.comをぜひ活用してみてください。
Monday.comではプロジェクトを効率よく管理できます。Monday.comを始めるための総合ガイドをNADJAでは用意しました。
是非参考にしてください。
