プロジェクトの進捗状況、関係者にわかりやすく共有できていますか？
ある程度プロジェクトが進んでくると、進捗状況の確認や改善点の洗い出しのため、レポート形式で関係者に共有する必要性が出てきます。
こうしたプロジェクトの成果を可視化するレポートを作成すると、プロジェクトの進捗状況が明確になり、今後の方向性やリソースの配分に関する適切な意思決定を行うことができます。また、上司やクライアントなど、プロジェクトに関わる外部のステークホルダーに対して、プロジェクトの進捗状況や成果を分かりやすく報告することもできます。
Monday.comでは、カスタムダッシュボードやレポート機能を使って、プロジェクトのパフォーマンスやKPIの追跡・分析を行うことが可能です。
レポートを作成する4つのメリット
まずは、プロジェクトの成果を可視化するレポートを作成するメリットについて考えてみましょう。
具体的には、以下の通り4つほど挙げられます。
プロジェクトの進捗状況を明確にできる
プロジェクトに関わる全てのメンバーが、プロジェクトの現状を正確に把握することができます。そのため、遅延しているタスクや、不足しているリソースなどを可視化することができ、問題点の早期発見に役立ちます。また、達成度を数値化することで、客観的に評価することもできます。
今後の方向性を決定できる
レポートにまとめられたデータに基づいて、今後のプロジェクトの方向性やリソースの割り振りを適切に決定することができます。また、過去のプロジェクトを分析し、将来のリスク予測や対策を立てることも可能になります。さらに、各担当者の役割と成果を明確にすることで、責任の所在が分かり、円滑にプロジェクトが進むように調整できます。
コミュニケーションの円滑化
プロジェクトに関わる全メンバーが同じ情報を共有することで、誤解やコミュニケーションのズレを防ぐことができ、各担当者の作業内容や分担など、相互理解を深めることができます。また、上司やクライアントなどへ報告する際も、分かりやすくまとめることができます。
学習と改善
プロジェクトの成功事例・失敗事例を分析することで、今後のプロジェクト改善に役立てることができます。こうしたレポートの蓄積は、組織全体の知識ベースの構築や人材育成にも役立ちます。中でも、優れた成果を出したプロジェクトの事例を共有することで、組織全体のレベルアップを図ることができます。
レポート作成のポイント
レポートを作成する際には以下のことに注意して作成すると良いでしょう。
- 簡潔で分かりやすい表現：専門用語を避け、誰でも理解できるような平易な言葉で記述することが重要です。
- 視覚的な表現：グラフやチャートなどを活用し、データを見やすく表現することで、読者の理解を深めることができます。
- 客観的な評価：主観的な意見だけでなく、客観的なデータに基づいて評価を行うことが重要です。
- 定期的な作成：定期的にレポートを作成することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握し、適切な対策を講じることができます。
Monday.comでの基本的なレポート作成方法
Monday.comでは、数式カラムを活用してレポートを作成することができます。
例えば以下のような数式を使うことが可能です。
・予算の概要を把握したい場合
IF({Budget}>{Actual Spent},”Under budget”,IF({Budget}<{Actual Spent},”Over budget”,IF({Budget}={Actual Spent},”On bugdet”)))
・予算の残りを追跡したい場合
MINUS({Actual Spent},{Budget})
3種類のダッシュボードを活用する
レポートを作成するため、複数のボードに散らばったプロジェクトの情報を集約し、視覚的に分かりやすく表示するための機能として「ダッシュボード」があります。これは、いわば、プロジェクト全体の「コックピット」のような役割を果たします。
ダッシュボードは3種類あるため、それぞれの特徴を捉えて、必要なレポート作成に役立てましょう。
CRM ボード
顧客関係管理（Customer Relationship Management）システムの一機能で、顧客に関する情報を視覚的に表示し、管理するためのツールです。Excelのような表形式ではなく、ボード形式で情報を整理することで、直感的に顧客情報や取引状況を把握することができます。
Monday.comでは、メールアドレスや電話番号、役職、会社名などのデータのカラムを作成し保存できます。連絡先のアカウント用のボード接続カラムと、後で連絡先に添付したい案件用のボード接続カラムも追加することで効率向上も図れますし、ボードを新規やアクティブ、元顧客などで分類することも可能です。
リードボード
ある指標に基づいてランキング形式で表示されたリストです。例えば、スポーツの試合で、選手の名前とスコア順位を表示するボードを「リーダーボード」と呼ぶように、ダッシュボード上でも、特定の目標や基準に基づいて、個人やチームの成績をランキング形式で表示することで、競争心を煽ったり、進捗状況を可視化したりする目的で利用されます。
Monday.comのリードボードには15カラム設定できます。リードの管理者や、リードが現在どの段階にあるか、リードとオーナーが最後に連絡し合ったのはいつかなどを簡単に確認することができます。また、搭載されている16の自動化を活用し、様々なプロセスを自動的に維持することも可能です。
営業パイプラインボード
営業活動における見込み客の動きを視覚的に表すためのツールです。営業プロセスを複数のステージに分け、それぞれに該当する見込み客を配置することで、営業活動の進捗状況を把握しやすくなります。
Monday.comでは、予測値カラムを使用することで、取引額に成約確率パーセンテージを乗じた予測値が表示されるよう設定できます。
カスタムダッシュボードで可視化しレポートとして共有
ダッシュボードを作成し、ダッシュボード上に表示したい情報を表示するためのウィジェットを追加、既存のボードからダッシュボードに表示するデータを接続してレポートを作成したら、次はレポートを共有しましょう。
作成したダッシュボードの右上にある「共有」ボタンをクリックし、共有する範囲を設定します。
- 特定のグループ：特定のグループメンバーのみと共有
- 共有可能なリンク：リンクをコピーして、外部の人と共有
- 埋め込みコード：ウェブサイトに埋め込む
共有リンクを取得すれば、他のユーザーと共有することが可能になります。
また、「埋め込みコード」を選択すると、HTMLコードが生成されるので、このコードをウェブサイトなどに貼り付けることで、ダッシュボードを埋め込むことができます。
注意点
ダッシュボードを活用する際にはいくつか注意しなければならないことがあります。
まずは、データの正確性です。ダッシュボードに表示されるデータは、基となるボードのデータが正確であることが大前提です。また、定期的に新しいデータを更新することも重要です。さらに、共有設定に関しても注意する必要があります。共有設定を誤ると、機密情報が漏洩する危険性があります。
これらのことに注意しながらダッシュボードを活用すれば、プロジェクト管理を効率化し、チーム全体の生産性を向上させることができるでしょう。
まとめ
ダッシュボードを活用したレポート作成は、チーム全体の目標達成状況を把握し、効率的に業務を進める上で非常に役立ちます。自動更新機能により、最新の情報が常に確認でき、手作業によるデータ入力の手間を省くことができます。また、ワークフローの自動化によって、案件の進捗を漏れなく追跡でき、顧客とのコミュニケーションを円滑に進めることで、成約率向上に繋がります。ぜひ活用していきましょう。
他にもMonday.comではプロジェクトを効率よく管理できます。Monday.comを始めるための総合ガイドをNADJAでは用意しました。
是非参考にしてください。
