日々の業務、自動化できていない作業に悩んでいませんか？
今回の事例は、Hubspotやmake(integromat)に興味をお持ちの方、または日々の作業を自動化を試してみたい初心者の方に特におすすめです。
これを通じて、様々なツールとの連携によりどれほど自動化が可能か、Hubspotやmake(integromat)の具体的な活用方法を知ることができます。
実践的な使い方を模索している方にとって、参考になる事例となるでしょう。
NADJA inc.は自動化の専門家であり、Hubspotのゴールドパートナーでもございます。
Hubspotをご契約いただいた場合、様々なSaaSとの連携が可能です。
今回はiPaaS（Integration Platform as a Service=SaaS同士を簡単に連携させるプラットフォーム）のmake(integromat)を使用し、いくつかの成功事例をご紹介させていただきます。
Hubspotのフォーム×ToDoist/Asana/Wrike/Clickup連携（プロジェクト管理ツール)
新しいフォームが送信されると、Hubspotのアプリマーケットプレイスの連携機能が活用できますが、いくつかの課題も存在します。
- 連携は「タスク作成」のみであり、問い合わせ1件ごとに”プロジェクト(タスクの親、タスクを入れておく場所)の作成”や複数のサブタスクの作成が難しい。
- 使用中のプロジェクト管理ツールがアプリに対応していない。
- WorkflowのHTTP Requestを使用するは少し高度で難解。
このような場合、新しい方法があります。
全体像
Clickupを使ってタスク化してみます。
1. 新規フォームを監視
2.問い合わせ1件につきタスクを(ClickupではList)を作成
フォームで提出された情報や提出日を利用して自動でタスクを作成しています。
3.できたタスクにサブタスクをつける
親タスクにくっつける形で”ファーストコンタクトをする”という旨のサブタスクを作成。
その後、問合せの内容によって別なサブタスクを加えたりすればいいですね。
Chat plusのチケットをHubspotに連携
お手頃価格で導入できるチャットボットツールのChat plusにはチャット開始時・チャット終了時などのイベントごとにWebhookを投げる機能(API出力)があります。
Webhookは、例えばRSSフィードは自分が設定したSNSアカウントやメールに新しいニュース記事などを通知してくれます。
ここでご説明するWebhookの場合、いつそれが起こったか、どんな内容だったか、などのパラメーターをロボットプログラムの住所であるURLに、ロボットが解析しやすい形で送ってくれるもののことをいいます。
全体像
1.make(integromat)はWebhookエンドポイントがいくらでも作成可能
※Webhookエンドポイント=プログラム間での通知)を受け取る先
Chat plusがどんなWebhookを送れるかはこちらをご覧ください。API出力 「チャット開始時」や「リード登録時」など、イベント発生時に、情報をリアルタイムに指定されたURL（＝ターゲットURL）へH chatplus.jp
2. コンタクト開始時に、受け答えをした担当者や、チャット開始してくれたユーザーをHubspotに登録
新規コンタクトとして自動で登録されていき、Chat plusのデータをHubspotに入力するという作業がなくなりました。
取引が成立したらfreeeにも取引作成
貴社のPipelineの作り方にもよりますが、金額が決まって発注決定した場合のパイプラインがあるとして、そこに移動したらFreee側に取引を追加します。
これで営業→会計への連絡や2重打ち込みが省けます。
1.”Whatch CRM Objects”モジュールで”Deals”を監視
2.条件に合ったものをFreeeの取引に追加
注意として、勘定項目や期日などのFreeeに対応するプロパティを作っておくこと、HubspotのContactとFreeeの取引先との対応表を作ったり、Freeeの取引を追加する前に「Freeeの取引先事業者一覧からHubspotのContactを検索する」ということをしておくとより信頼性のある運用につながると思います。
部門によって分断される作業も自動化で繋がる
例えば、
- フォームはマーケテイング担当が管理
- 問合せやチャットについてはカスタマーサポートが
- Hubspotの取引Pipelineは主に営業部門が使用
- Freeeで会計が取引を管理
などという場合、それぞれのステージで同じ入力をしていることはないでしょうか？部門間の連絡は？上記のような自動化によってこれらが減ることで、各々がメイン業務に集中でき、また同期的に情報を共有することでスピーディーで信頼性のある対応を実現できます。
それは、顧客体験の向上にも繋がるのではないでしょうか。
まとめ
これらの実例を通じて、NADJA が提供する自動化ソリューションがビジネスプロセスの効率向上や情報共有の強化にどれほど貢献できるかをご理解いただけることでしょう。
自社の課題に合わせた最適な連携手法を見つけ、より効果的なビジネス運営を実現しましょう。
NADJAはHubspotのゴールドパートナー、そしてmake(integromat)の日本で一番最初の公式パートナーです。
ノーコードで業務効率化を実現させるために、make(integromat)の導入支援サポートをさせていただいております。お気軽にお問い合わせください。
