タスクが山積みで、いつまで経っても終わらない…そんな悩みを解決しませんか？
プロジェクトを進める上で、タスク管理は必要不可欠です。特に、仕事がスムーズに進まない、優先順位がつけられない、締め切りに間に合わないといった悩みを抱える方に役立ちます。
タスク管理にExcelを使っている方も多いかもしれませんが、「Monday.com」では、より柔軟で視覚的なタスク管理が可能です。プロジェクトの可視化やチームコラボレーションに優れており、タスク管理を効率化できる上、直感的な操作性で誰でも簡単に使いこなせ、柔軟なカスタマイズにより、様々なプロジェクトへの適応が可能です。
今回は「Monday.com」でのタスクの作成方法や管理方法などをご説明いたします。
Monday.comでのタスク作成方法
まずは、管理すべきタスクを作成しましょう。
「Monday.com」では1つのタスクに、ツリー形式で細分化したタスクを表示できるため、簡単にタスクを把握できます。
プロジェクト別でのタスク作成方法は以下の通りです。
1.上部の「新しいタスク」をクリック
2.タスクの新しいグループをクリックして新しいグループを作成
3.一番下に新しいグループが作成されるので、任意の名前を設定する（今回はプロジェクト名で設定する）
4.そのプロジェクトで行うタスクをすべて書き出す
5.一つのタスクの中に更に行うタスクが複数ある場合には、タスクをさらに細分化も可能。タスクの左側にある「…」をクリックすると「サブアイテムを追加」があるのでクリック。
Monday.comでのタスク管理方法
タスク管理とは、仕事やプロジェクトでやるべきこと（タスク）をリスト化し、優先順位や期限を設定して管理することです。ToDoリストの作成や進捗状況の確認などが代表的な例。タスク管理をすることで、仕事全体の効率化や忘れ物の防止につながります。
「Monday.com」でできるタスク管理の方法を見ていきましょう。
1週間ごと、月ごとでタスク分解して管理
週ごと、月ごとで行うべきアクションをタスクとして細分化して書き出し、それぞれの進捗を目視確認することで提出漏れや進捗把握漏れを防ぐことができる。
オススメの使用方法
- チーム開発：各メンバーのタスクを可視化・進捗共有し、全体の進捗状況を把握。
- イベント企画：イベントの企画や運営、各タスクの担当者・期限・進捗状況を明確化。
- 営業活動：見込み客へのアプローチや商談、契約手続きなどを管理。
- レポート作成：定期的なレポート作成やデータ収集、分析などをスケジュール化。
- 資格試験対策：学習計画の立案、模擬試験の実施、弱点克服のための対策などを効率化。
- 語学学習：単語の暗記、リスニング練習、会話練習など、学習内容を細分化。
- 家事分担：家事分担を明確にし、進捗状況を共有。
- 子供のスケジュール管理：子供の習い事や学校のイベントなどをカレンダー登録。
プロジェクトごとにタスク分解して管理
プロジェクト別にグループ化し、各プロジェクトに必要なアクションをタスクとして詳細に管理できます。タスクごとに担当者、進捗状況、優先度、期限などを設定することで、プロジェクト全体の進捗を一目で把握し、効率的に作業を進めることができます。
オススメの使用方法
- 製品開発：企画や設計、テスト、リリースなど各フェーズをタスク分解、進捗管理。
- イベント企画：企画や会場選定、出演者の交渉、広報活動などのタスクを管理。
- チームプロジェクト：各メンバーの担当タスクを明確にし、進捗状況を共有。
- フリーランスの仕事：複数のクライアントからの依頼納期を同時管理。
上部の各検索機能で一目で必要な情報を把握できる
それぞれのアクションに担当者を設定しておけば、たとえば自分に割り振りされている作業を全て見たい場合、上部の「ユーザー」でユーザーで絞込みをする機能を使うことでひと目で見ることができます。
さらに、フィルター機能を使えば、状況や日付などでも検索して一覧で見ることができるので見落としを防げます。
オススメの使用方法
- プログラマー：担当タスクを明確化し、進捗状況を可視化することで、プロジェクト全体のボトルネックを早期に発見・対応が可能になります。
- デザイナー：デザイン案の作成やレビュー、修正など、担当タスクを管理し、デザインの品質向上へつながります。
- プロジェクトマネージャー：各メンバーのタスク状況をリアルタイムに確認し、適切な指示やサポートを行うことができます。
- チームメンバー：自分の担当タスクに集中し、他のメンバーの作業状況も把握することで、チーム全体の目標達成に貢献できます。
- 事務スタッフ：書類作成やデータ入力、電話対応など、タスク管理することで、業務の効率化を図ります。
Monday.comでのタスク期限の設定と進捗管理方法
タスク管理の中で重要な要素のひとつは「期限」です。
いつまでに、どこまでやらなければならないかを、しっかり把握して進めていくことで、最終的な期限や納期に間に合わせる必要があります。
Monday.comでのタスク期限の設定方法は以下の通りです。
完了期限を設定する
カラムで「日付」を設定すれば、いつまでに作業完了しなければいけないか期限を設定でき可視化できます。
また、期日リマインダーを受信することも可能です。
工数期限を設定する
新しいカラムとして「タイムライン」を追加し、開始日と終了日を設定することで、工数期限の設定ができます。
期日モード
期日モードで設定したい日付カラムか、タイムラインカラムのカラムメニューをクリックし、「期日として設定」を選択します。
必要に応じて、日付カラムまたはタイムラインカラムをステータスカラムとユーザーカラムに接続するよう求める画面が表示されるので、ボード内のすべての「ステータス」カラムと「ユーザー」カラムのドロップダウンメニューを開いて選びます。
カラムを選択し「カラムを接続」をクリックすることで、期日での期限設定が行えます。
プロジェクトテンプレートの活用とカスタマイズ
Monday.comでは多様なプロジェクトテンプレートが用意されており、タスク管理を効率化するための土台となります。様々な業種やプロジェクトに特化したテンプレートが用意されており、カスタマイズも可能なので、自社の業務フローに合わせて調整し、より効率的なタスク管理を実現できます。
一例として、プロジェクト管理テンプレートを見てみましょう。
プロジェクト管理テンプレートでは次のような要素が可視化できます。
- プロジェクト計画
- プロジェクトキックオフミーティング
- プロジェクト追跡・期日
- プロジェクト予算管理
- プロジェクトのリスク
- プロジェクトリソース
- プロジェクトステータス
- プロジェクト報告
いちから情報を整理する必要がなく、テンプレートを埋めるだけでプロジェクトを迅速に設定して管理することが可能です。
単一プロジェクトテンプレート
プロジェクトの計画と進行状況の監視から実行まで、プロジェクトの管理をすぐに実行するために必要なものがすべて揃っています。期日やステークホルダー、予算を1か所で管理し、すべてを追跡することで見落としを防ぎます。
プロジェクトポートフォリオ管理テンプレート
複数のチームや部門にわたる複雑なプロジェクトを計画や追跡、管理ができます。複数のプロジェクトの最新状況や会議の結果、クライアントのメモなどをリアルタイムで確認することができます。
アジャイル型プロジェクト管理テンプレート
ロードマップの計画やスプリントバックログの管理も自由自在に行えます。作成したボードを関係者に共有し、プロジェクトの構築から反復、学習までを共同で進めることが可能です。
プロジェクトワークフローテンプレート
ワークフローのプロセスを可視化し、タスクの詳細や開始日・終了日、所要期間を追加できます。チーム内の各メンバーの責任が明確に分かるため、進捗状況を逐一チェックしながらタスクやプロジェクトを順調に進めることができます。
リスク登録テンプレート
プロジェクトに関わるリスクを管理するのに役立ちます。リスクオーナーと確率を追加し、適切な数式でリスクレベルを評価することで、リスク状況の把握が簡単に可能となります。
まとめ
Monday.comは、プロジェクトの進捗を可視化し、チーム全体で共有することで、プロジェクトの成功をサポートする多機能なツールです。
タスクを細分化し、担当者や期限を設定することで、
- プロジェクト別、週や月別など、見たい切り口で一覧管理・可視化が可能
- 自分がどの担当で、期限がいつなのかが一目でわかる
- 期限から遡って何から手を付けるべきかがわかる（優先順位）
- テンプレートを使用すると効率よく準備や整理ができる為、時間節約が可能
直感的な操作性で、誰でも簡単に使いこなせるため、チーム全体の生産性向上につながります。無料で体験できる期間もあるようなので、ぜひお試しください。
Monday.comでは他の方法でもプロジェクトを効率よく管理できます。Monday.comを始めるための総合ガイドをNADJAでは用意しました。
是非参考にしてください。
